Privacyverklaring stembureauleden

De gemeente heeft de wettelijke taak verkiezingen te organiseren. U kunt zich opgeven als medewerker van een stembureau. De gemeente verwerkt dan uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden voor de volgende doelen gebruikt:

• Een functie/rol tijdens de verkiezingen te kunnen in- en vervullen;
• U te kunnen e-mailen over uw werkzaamheden tijdens de verkiezingen;
• Een personeelsdossier bij te houden;
• De bijbehorende wettelijke verplichting tot benoeming door de burgemeester te kunnen afhandelen;
• Als dat voor u geldt: vergoedingen te kunnen uitbetalen;
• De wettelijk verplichte training te kunnen aanbieden (e-learning/quick-scan).

Zonder verwerking van persoonsgegevens kunnen posities als medewerker van het stembureau niet worden ingevuld.

Lees de wettelijke informatie: Begin externe link: artikel 6 lid 1 sub b en artikel 6 lid 1 sub c AVG(Externe link), einde externe link., Begin externe link: samen met artikel E 4 lid 1 en 2 Kieswet en artikel N 10 lid 2 Kieswet.(Externe link), einde externe link.

De gemeente verwerkt in het kader van de hierboven genoemde doelen de volgende gegevens:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• E-mailadres
• BSN-nummer
• Arbeidsgegevens (wel/geen ambtenaar en de afdeling waar de desbetreffende ambtenaar werkzaam is)
• Uitslag E-learning (wel/niet geslaagd)
• Uitslag quick-scan van potentiële voorzitters
• Functie/rol tijdens de verkiezingen
• IBAN-nummer (voor het uitbetalen van een vergoeding, indien van toepassing);
• Handtekening op proces-verbaal (bij de versie voor publicatie worden de handtekeningen bedekt).

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor bovenstaande doelen niet langer dan nodig of volgens de (sectorspecifieke) wetgeving mag, als dat van toepassing is. Dit betekent:

• Het besluit over de benoeming van stembureauleden wordt tot 1 jaar na de vervaldatum van het besluit bewaard. Bij opzegging/overlijden verwijdert de gemeente de gegevens direct.
• Het besluit over de niet-benoeming van stembureauleden wordt 5 jaar bewaard.
• Monitoringsgegevens over de uitvoering van de e-learning worden 1 jaar bewaard.
• Naam, e-mailadres en de individuele scores van de e-learning worden maximaal 1 jaar bewaard. Bij overlijden worden de gegevens zo snel mogelijk verwijderd. Of u geslaagd of gezakt bent voor de e-learning wordt opgeslagen in de applicatie Stembureaumanager. Dit bewaart de gemeente voor het geval u zich in de toekomst opnieuw aanmeldt.
• De uitslag van de quick-scan wordt 1 jaar bewaard en daarna verwijderd.
• Als u toestemming geeft, worden in de applicatie Stembureaumanager de gegevens bewaard voor het geval u zich in de toekomst weer aanmeldt voor een functie als stembureaulid/voorzitter. Bij overlijden of emigratie of bij een verzoek tot wissen van de gegevens, verwijdert de gemeente de gegevens direct.
• Gegevens met betrekking tot de uitbetaling van vergoedingen worden 7 jaar bewaard. Dat moet volgens de wet (artikel 2:10 lid 3 BW).
• De handtekening van stembureauleden/voorzitters op het proces-verbaal van de verkiezingsuitslagen wordt tot 3 maanden nadat over de gekozenen is beslist op grond van artikel O 4 lid 1 Kieswet bewaard. De fysieke processen-verbaal worden vervolgens ambtelijk vernietigd. De uitslagen van de verkiezingen blijven online beschikbaar. Daarop is uw handtekening niet meer zichtbaar.

Uw naam en e-mailadres worden gedeeld met de leverancier van de e-learning en indien u een positie als voorzitter wenst, met de leverancier van de quick-scan. Deze quick-scan heeft als doel te kijken naar de geschiktheid voor een positie als voorzitter.

Daarnaast worden gegevens die betrekking hebben op de uitbetaling van de vergoedingen, indien van toepassing, gedeeld met de belastingdienst.

De gegevens worden opgeslagen in het systeem voor registratie van stembureauleden, genaamd de ‘StembureauManager’, voor u toegankelijk onder Begin externe link: www.stembureauledenindenhaag.nl(Externe link), einde externe link.. In deze applicatie kunt u uw eigen gegevens inzien en aanpassen.

 Op het stembureau wordt de Stembureauapp gebruikt. Daarin staat de bezetting van de stembureauleden ingevoerd.

 De gemeente sluit (verwerkers)overeenkomsten met de partijen die gegevens verwerken voor de gemeente. Als er gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, uitwisselingen of samenwerkingen tussen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken zijn, worden daartoe passende overeenkomsten tussen partijen gesloten.

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op de Begin link: pagina Algemene privacyverklaring, einde link. leest u welke rechten u heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken. 

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• Toegang tot uw gegevens krijgt;
• Uw gegevens kan veranderen;
• Uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:

• Persoonsgegevens te versleutelen;
• De toegang tot computersystemen te controleren;
• De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
• Documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), einde externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.