Privacyverklaring kiesgerechtigden
Bij het organiseren van verkiezingen verwerkt de gemeente persoonsgegevens van kiesgerechtigden. In deze privacyverklaring leest u wat dit voor u betekent.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect gekoppeld kunnen worden aan u als persoon. Lees meer over persoonsgegevens op de Begin externe link: website van Autoriteit Persoonsgegevens(Externe link), einde externe link.. De Autoriteit Persoonsgegevens is de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens. Lees meer over de Begin link: algemene privacyverklaring van de gemeente Den Haag, einde link. .
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wat het gebruik van persoonsgegevens voor het organiseren van de verkiezingen voor u als kiesgerechtigde betekent.
Veelgestelde vragen
De gemeente heeft volgens de wet de taak om verkiezingen te organiseren. Om dat te kunnen doen, verwerkt zij uw persoonsgegevens. De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens om:
- te controleren of iemand mag stemmen (kiesgerechtigdheid beoordelen),
- persoonlijke (vervangende) stempassen, kiezerspassen en volmachtsbewijzen van kiesgerechtigden te verzenden.
Om te bepalen of u mag stemmen (de kiesgerechtigdheid) kijkt de gemeente naar de Basisregistratie Personen. Als de gemeente deze gegevens niet controleert, kan de kiesgerechtigdheid niet worden vastgesteld.
De gemeente verwerkt volgens de doelen die hierboven staan de volgende gegevens:
- naw-gegevens
- voorletters
- geslachtsnaam
- geboortedatum
- nationaliteit
- burgerservicenummer (bsn)
- arbeidsgegevens (bij kiesgerechtigde medewerkers van internationale organisaties)
- verkiezingscode, gemeentecode en volgnummer van de stempas
Bij het aanvragen van vervangende stempassen, schriftelijk volmachten en kiezerspassen worden daarnaast de volgende gegevens verwerkt, omdat contact met de aanvrager nodig kan zijn:
- telefoonnummer
- e-mailadres
De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig of dan in de wet staat. Dit betekent:
- De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig of dan in de wet staat. Dit betekent:
- naam
- voorletters
- geboortedatum
- verkiezingscode, gemeentecode en volgnummer van de stempas
- reden van opneming in het register
- Stempassen, volmachten en kiezerspassen worden 100 dagen na de definitieve vaststelling van de uitslag vernietigd.
- Gegevens over de wijzing Nederlands kiesrecht, worden 1 jaar bewaard.
De gemeente wisselt gegevens uit met een gecertificeerd drukker voor het drukken en het versturen van de stempassen.
Volgens de Kieswet moet de gemeente een Register Ongeldige Stempassen hebben. Op het stembureau wordt de ‘Stembureauapp’ gebruikt. Via dit programma krijgen stembureauleden een signaal als een stempas in het Register Ongeldige Stempassen staat. Er wordt dan altijd gecontroleerd door de papieren versie van het Register Ongeldige Stempassen te gebruiken.
De gemeente sluit (verwerkers)overeenkomsten met de partijen die gegevens verwerken voor de gemeente. Zijn de gemeente en partijen samen verantwoordelijk voor het verwerken van gegevens? Of gaat het om uitwisselingen of samenwerkingen tussen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken? Dan worden er passende overeenkomsten tussen partijen gesloten.
Als uw gegevens worden verwerkt, heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft dat u hiervan gebruik wilt maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om gegevens die de gemeente van u verwerkt te controleren, onjuiste gegevens te corrigeren en – op wettelijke uitzonderingen na – uw gegevens te laten verwijderen. Lees welke rechten u heeft en op welke manier u uw rechten kunt uitoefenen in de Begin link: algemene privacyverklaring, einde link. .
De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:
- toegang krijgt tot uw gegevens krijgt,
- uw gegevens kan veranderen,
- uw gegevens openbaar kan maken.
Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:
- Multifactorauthenticatie (controle) toe te passen in programma’s die worden gebruikt.
- De toegang tot computersystemen controleren.
- De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben.
- Documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.
- Overeenkomsten te sluiten met 3e partijen die persoonsgegevens voor de gemeente verwerken.
Deze maatregelen vallen onder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.
Gegevens Functionaris Gegevensbescherming
Overheidsinstellingen, bedrijven en verenigingen moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de AVG staat hoe zij moeten omgaan met persoonsgegevens. De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) die dat controleert. U kunt contact opnemen met de FG door een e-mail te sturen naar Begin link: fg@denhaag.nl, einde link. .
Vragen
Heeft u vragen over hoe de gemeente met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op door een e-mail te sturen naar Begin link: expertisecentrumprivacy@denhaag.nl, einde link. .
Heeft u een klacht? Dan lost de gemeente die graag voor u op. Neem hiervoor contact op met de klachtencommissie van de Dienst Publiekszaken. Of ga langs bij een loket van de verkiezingen om samen tot een goede oplossing te komen. Mocht u er met de gemeente toch niet uitkomen? Dan kunt u altijd een klacht indienen bij de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens: de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees meer over de Autoriteit Persoonsgegevens op de Begin externe link: website van de Autoriteit Persoonsgegevens(Externe link), einde externe link..