Privacyverklaring griffie gemeenteraad

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houdt de gemeente zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Begin externe link: AVG(Externe link), einde externe link.).

Op grond van de gemeentewet heeft de raad de volgende taken:

• De gemeenteraad vertegenwoordig de inwoners.
• De gemeenteraad bepaalt de hoofdlijnen van het beleid van de gemeente.
• De gemeenteraad controleert of het college van burgemeester en wethouders het afgesproken beleid goed uitvoert.

Om het werk van de gemeenteraad mogelijk te maken verwerkt de griffie uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het behandelen van door u verstuurde e-mails en brieven aan de gemeenteraad*
• Het onderhouden van contact met u als u zich aanmeldt voor inspraak, voor andere raadsbijeenkomsten en het beantwoorden van vragen aan de griffie.
• Het live uitzenden en achteraf online beschikbaar stellen van de beelden van raads- en commissievergaderingen en overige raadsbijeenkomsten waar u heeft ingesproken of aanwezig bent geweest.
• De schriftelijke verslaglegging van raads- en commissievergaderingen waarin u heeft ingesproken.

Uitgangspunt bij de werkzaamheden van de gemeenteraad is openbaarheid, tenzij er een grondslag is om informatie niet openbaar te maken. Beslissingen die de raad neemt en de stukken waarop die beslissingen gebaseerd zijn, dienen voor iedereen openbaar en transparant te zijn.

Uw e-mails en brieven aan de gemeenteraad worden ook aan de lokale pers gestuurd. Brieven van natuurlijke personen worden hiervoor geanonimiseerd. Ook brieven van VOF’s en eenmanszaken worden geanonimiseerd. Brieven van rechtspersonen worden niet geanonimiseerd; deze vallen niet onder de AVG.

• Persoonsgegevens zoals: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
• Naam, beeld en audio van insprekers bij raads- en commissievergaderingen
• Beeld van aanwezigen bij raads- en commissievergaderingen en overige raadsbijeenkomsten.
• Namen van insprekers in verslagen/notulen.

Persoonsgegevens als naam, adres, mailadres in brieven/mails worden bewaard volgens de termijnen uit de selectielijst van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat:

•             Hoelang de gemeente informatie moet bewaren;
•             Welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen;
•             Welke informatie de gemeente moet archiveren.

Persoonsgegevens als naam, beeld en audio van insprekers bij raads- en commissievergaderingen en overige raadsbijeenkomsten worden eeuwigdurend bewaard.

Persoonsgegevens als het beeld van aanwezigen bij raads- en commissievergaderingen en overige raadsbijeenkomsten worden eeuwigdurend bewaard.

Persoonsgegevens als naam van insprekers in verslagen/notulen worden eeuwigdurend bewaard.

Persoonsgegevens nodig voor het aanmelden voor inspraak en bijeenkomsten en afhandelen van vragen worden in principe zes maanden bewaard, of zolang nodig is om contact te kunnen houden over het vervolg van bijeenkomsten.

Het is soms nodig dat uw gegevens worden gedeeld met anderen. Dit kan een partij zijn die voor de gemeente persoonsgegevens verwerkt, zoals Arbor Media en Jacot. Deze partijen zorgen voor het uitzenden en achteraf beschikbaar stellen van de beelden van raads- en commissievergaderingen. Met partijen die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken, wordt een privacy-overeenkomst gesloten. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt.  

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op Begin link: de pagina Algemene privacyverklaring, einde link. wordt uitgelegd welke rechten u heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken. 

De griffie heeft ook een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet intern toe op de naleving van de privacywetgeving. U kunt contact opnemen met de FG door een e-mail te sturen naar Begin link: fg@denhaag.nl, einde link.

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• Toegang tot uw gegevens krijgt;
• Uw gegevens kan veranderen;
• Uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld: (benoem hier eventuele aanvullende beveiligingsmaatregelen die de gemeente voor jouw onderwerp neemt)

• Persoonsgegevens te versleutelen;
• De toegang tot computersystemen te controleren;
• De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
• Documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), einde externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.