Algemene privacyverklaring
De gemeente verwerkt persoonsgegevens. Zij moet u hierover informeren en uw gegevens beschermen. Dat staat in de algemene privacyverklaring. In dit document staat hoe de gemeente met uw persoonsgegevens moet omgaan en wat uw rechten zijn.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect kunnen leiden naar een persoon. Zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortejaar, geboorteplaats, geslacht of nationaliteit.
Meestal heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig voor een wettelijke taak of verplichting. Zonder die gegevens kan zij die niet uitvoeren. Uw persoonsgegevens zijn ook nodig om bijvoorbeeld:
- de regels van de Wet goed verhuurderschap te controleren en om verhuurvergunningen te kunnen uitgeven en controleren (lees meer in de Begin link: Privacyverklaring Wet goed verhuurderschap, einde link. )
- een aanvraag voor een vergunning of uitkering te bekijken
- te controleren of parkeergeld is betaald (lees meer in de Begin link: Privacyverklaring parkeercontrole met scanvoertuigen, einde link. )
- financiële hulp te bieden
- kinderen en jongeren te helpen die problemen hebben met hun studie of opvoeding
- werkzoekenden te helpen bij het vinden van werk
- een overeenkomst uit te voeren (de gemeente moet vaak gegevens verwerken van medewerkers van organisaties met wie zij een overeenkomst heeft. Bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf.)
- vragen, klachten of bezwaren te behandelen
- nieuwsbrieven te versturen
- onderzoek naar klanttevredenheid om de dienstverlening te verbeteren
- overzichten op te stellen en onderzoeken en voorspellingen te doen. Dit kan de gemeente helpen bij het opstellen en uitvoeren van haar beleid. U kunt daarbij denken aan het beter kunnen begrijpen van maatschappelijke problemen, het controleren of beleid zinvol is geweest, het bepalen van de gevolgen dat beleid gaat hebben. En het verbeteren van de dienstverlening.
Het college van burgemeester en wethouders (B en W) en de burgemeester zijn binnen de gemeente verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat zij bij het uitvoeren van hun (wettelijke) taken en verplichtingen eindverantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt.
De gemeente verwerkt persoonsgegevens van onder andere:
- medewerkers
- inwoners
- sollicitanten
- statushouders
- externen (zoals inhuurkrachten)
- ondernemers
- partners
- minderjarigen
- nabestaanden
Dat verschilt per proces. Als u bijvoorbeeld voor informatie contact opneemt met de gemeente, dan verwerkt zij meestal alleen uw contactgegevens (zoals uw telefoonnummer en e-mailadres).
Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid heeft de gemeente meer gegevens nodig. Bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid of over uw financiële situatie.
De gemeente heeft een verwerkingsregister. Hierin staat per proces welke persoonsgegevens de gemeente van u verwerkt. Bekijk het Begin externe link: openbaar verwerkingsregister van de gemeente(Externe link), einde externe link..
Dat verschilt per proces. Om te bepalen hoelang de gemeente gegevens moet bewaren, gebruikt zij vaak de Begin externe link: selectielijsten(Externe link), einde externe link. van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat:
- hoelang de gemeente informatie moet bewaren
- welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen
- welke informatie de gemeente moet archiveren
Hoelang gegevens moeten worden bewaard staat ook altijd vermeld in het Begin externe link: verwerkingsregister(Externe link), einde externe link..
Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden (andere organisaties of personen). Behalve als dat nodig is om een wet, taak of proces uit te voeren. Als dat zo is, sluit de gemeente een verwerkersovereenkomst met organisaties die uw gegevens voor de gemeente verwerken. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt.
Soms worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden (andere organisaties of personen) buiten Europa. Als het gaat om partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) maakt de gemeente extra afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens.
Als de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt heeft u rechten. Die rechten staan (onder meer) in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U kunt van die rechten gebruikmaken.
U heeft het recht om:
- de gegevens die de gemeente van u verwerkt in te zien
- uw persoonsgegevens aan te vullen en/of te verbeteren
- uw eigen persoonsgegevens te laten verwijderen
- de verwerking van uw persoonsgegevens te laten verminderen (uw gegevens worden dan alleen met uw toestemming verwerkt)
- uw persoonsgegevens over te dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente)
- bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
- uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens. Lees meer informatie op de Begin externe link: website van de Autoriteit Persoonsgegevens(Externe link), einde externe link..
AVG-verzoek doen
U kunt van deze rechten gebruikmaken door uw persoonsgegevens op te vragen, te laten aanpassen of verwijderen. Daarvoor kunt u een AVG-verzoek indienen via MijnDenHaag.
Wpg-verzoek doen
De gemeente verwerkt ook persoonsgegevens om (strafbare) feiten op te sporen en te onderzoeken. Lees meer op de pagina Begin link: Privacyverklaring Wet politiegegevens, einde link. . Met een Wpg-verzoek vraagt u om uw gegevens te bekijken, aan te passen of te verwijderen.
De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht voor heeft:
- toegang krijgt tot uw gegevens
- uw gegevens kan veranderen
- uw gegevens openbaar kan maken
Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:
- persoonsgegevens te versleutelen
- de toegang tot computersystemen te controleren
- de toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben
- documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.
Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), einde externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.
De gemeente gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of door een fout verloren raken. Denkt u dat er een datalek is? Meld dit dan zo snel mogelijk. Stuur een e-mail naar Begin link: expertisecentrumprivacy@denhaag.nl, einde link. . Als dat nodig is, neemt de gemeente binnen 24 uur contact met u op.