Buitenlandse akte in een Nederlandse akte omzetten
Bent u in het buitenland geboren, getrouwd of een geregistreerd partnerschap aangegaan? Of is er iemand in het buitenland overleden? Dan kunt u uw buitenlandse akte omzetten in een Nederlandse akte. Dit kan alleen bij gemeente Den Haag.
Hoe werkt het
Doe een verzoek voor omzetten
Wacht op bericht van de gemeente
Stuur de officiële documenten op
Vraag een kopie van de akte aan
Voorwaarden
-
U bent Nederlander (of bent dat geweest). Of u bent statushouder.
-
Een bevoegde instantie (een organisatie die daar speciaal voor is) heeft de akte opgemaakt en aan u gegeven.
-
De akte is in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Bij andere talen is een vertaling nodig. Soms moet u het document ook legaliseren.
Een buitenlandse akte omzetten is niet verplicht, maar het kan handig zijn:
- Na het omzetten staat de akte in het Haagse systeem (de burgerlijke stand).
- U kunt daarna makkelijk een kopie van de akte aanvragen in Den Haag. U hoeft dan niet meer naar het buitenland. En u hoeft de buitenlandse akte niet weer te legaliseren of te vertalen.
- Alle (oud-)Nederlanders met een buitenlandse akte. Ook als u in het buitenland woont.
- Statushouders met een geldige verblijfsvergunning.
Omzetten voor iemand anders?
(Adoptie)ouders, (adoptie)kinderen, echtgenoten en geregistreerd partners, grootouders, kleinkinderen, broers en zussen kunnen ook een verzoek doen.
De buitenlandse akte
De akte die u wilt omzetten. Het maakt niet uit hoe oud deze is. De akte is gelegaliseerd en vertaald (als dat nodig is). Controleer op Begin externe link: nederlandwereldwijd.nl(Externe link), einde externe link. of u de akte moet legaliseren.
Een kopie van een geldig identiteitsbewijs
Van de persoon die het verzoek doet. Bijvoorbeeld een identiteitskaart, paspoort of vreemdelingendocument. Het identiteitsbewijs hoeft niet uit Nederland te komen.
Een bewijs van Nederlanderschap
Van de persoon over wie de akte gaat. Bijvoorbeeld een Nederlandse identiteitskaart of Nederlands paspoort. Of een verklaring van Nederlanderschap.
Een kopie van een geldige Nederlandse verblijfsvergunning
Als u een asielstatus heeft.
Extra documenten
In de volgende gevallen moet u extra documenten meesturen. Klik op de onderwerpen om te zien wat u nodig heeft:
Stuur voor het omzetten van een geboorteakte ook mee:
- Een afschrift van de buitenlandse huwelijks- of partnerschapsakte. Als de ouders gehuwd of geregistreerd partner waren op het moment van geboorte.
- Een erkenningsakte. Of andere documenten die bewijzen wie de ouders zijn.
- Is uw naam later gewijzigd? Alle documenten die over de naamswijziging gaan.
- Gaat het om een adoptie? Alle documenten die over de adoptie gaan.
Stuur voor het omzetten van een huwelijksakte of partnerschapsakte ook mee:
- Een afschrift van de buitenlandse geboorteakte(n) van de gehuwden of geregistreerd partners.
- Een kopie van het paspoort of identiteitskaart van beide partners.
- Een verklaring niet-Nederlandse nationaliteit. Dit moet als minimaal 1 van de partners niet de Nederlandse nationaliteit heeft. U hoeft de verklaring niet in te vullen als:
- u de nationaliteit van een EU-land heeft
- u een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd heeft
- u langer dan 10 jaar geleden bent getrouwd of partners bent geworden
- u in de tussentijd bent gescheiden
Verklaring niet Nederlandse nationaliteit
(PDF, 129,7 KB)Extra voorwaarde:
- Was u getrouwd in het buitenland? Dan moet de buitenlandse huwelijksakte al omgezet zijn. Alleen dan kan de gemeente uw echtscheidingsakte omzetten. Was uw buitenlandse huwelijksakte nog niet omgezet? Dan kan uw woongemeente de akte wel Begin link: registreren in de BRP, einde link. .
Stuur voor het omzetten van de echtscheidingsakte mee:
- Uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten.
Verzoek doen? Kies in het online formulier voor huwelijksakte.
Stuur voor het omzetten van een overlijdensakte ook mee:
- Een afschrift van de geboorteakte van de overledene.
- Een akte van huwelijken of partnerschappen die niet in de Basisregistratie Personen (BRP) staan.
Maak een veilige kopie van uw identiteitsbewijs
Gebruik de app KopieID van de Rijksoverheid.
Scan alle documenten die nodig zijn voor uw verzoek. Scan de voor- en achterkant. Upload deze in het formulier.
Buitenlandse akte omzetten in een Nederlandse akte
Vul het online formulier in. Dit kan met of zonder DigiD.
Lukt het niet online?
Heeft u hulp nodig bij uw verzoek? Ga langs bij een Begin link: Servicepunt XL, einde link. bij u in de buurt. Een medewerker helpt u met het online formulier. Heeft u andere vragen? Neem dan Begin link: contact op met de gemeente, einde link. .
- Omzetten akte
- gratis
- Versturen van documenten
- u betaalt de kosten voor het aangetekend (terug)sturen. Voor de verzendkosten van het terugsturen krijgt u een rekening.
Het kan een jaar duren voordat uw akte is omgezet. Het duurt tot 10 maanden voordat de gemeente uw verzoek oppakt. U krijgt dan een bericht dat u de documenten moet opsturen. Zijn alle documenten binnen? Dan duurt het 6 weken voordat de gemeente uw akte omgezet heeft.
Dit is helaas niet mogelijk. U krijgt bericht van de gemeente:
- na uw aanvraag
- als u documenten moet opsturen (het kan 10 maanden duren voordat u dit bericht krijgt)
- als uw akte is omgezet
Registreren van een akte in de BRP
Was er een speciale gebeurtenis in het buitenland, zoals een geboorte, huwelijk of overlijden? Dan krijgt u een buitenlands document. Woont u in Nederland? Dan moet u dit document registreren in uw woongemeente. Dit is verplicht. De gemeente zet de informatie in de BRP, maar de akte zelf komt niet in het systeem. Bent u het document kwijt of is het verouderd? Dan moet u een nieuw bewijs in het buitenland opvragen.
Akte omzetten in een Nederlandse akte
Laat u een akte omzetten? Dan komt de akte ook in het Haagse systeem (de burgerlijke stand). U kunt daarna makkelijk een afschrift van een akte opvragen in Den Haag. U hoeft dan niet meer naar het buitenland. En u hoeft de akte niet weer te legaliseren of te vertalen. Een buitenlandse akte omzetten is niet verplicht, maar kan dus handig zijn.
Woont u in Nederland? Laat dan eerst uw buitenlandse akte registreren in de BRP van uw woongemeente. Dit is verplicht. Daarna kunt u de buitenlandse akte laten omzetten in Den Haag.
Woont u in het buitenland? Dan kunt u de buitenlandse akte niet registreren in de BRP, maar u kunt de akte wel omzetten. Na het omzetten zet de gemeente de akte niet in de Registratie Niet-ingezetene (RNI). Verhuist u op een later moment naar Nederland? Dan moet u de Nederlandse akte registreren in de BRP van uw woongemeente. Dit is verplicht.
Doet u een verzoek bij de gemeente? Dan krijgt u hiervan bericht. Hierin staat een kenmerknummer (LTK-nummer).
Was uw verzoek niet compleet? Dan vraagt de gemeente u om extra informatie op te sturen. U moet dan het LTK-nummer erbij noemen.
De akte die u stuurt, moet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn geschreven. Bij andere talen is een beëdigde vertaling nodig. Deze vertaling is gemaakt door iemand die officiële documenten mag vertalen.
Gebruik voor een akte uit de Europese Unie (EU) een Begin externe link: meertalig modelformulier(Externe link), einde externe link.. Vraag dit formulier aan bij de instantie van wie u de akte kreeg.
Sommige documenten moet u legaliseren (officieel laten maken). Kijk voor meer informatie op Begin externe link: nederlandwereldwijd.nl(Externe link), einde externe link..
Nee, u krijgt geen burgerservicenummer (bsn) bij het omzetten van een akte. Weten hoe u wel een bsn krijgt? Kijk dan op Begin externe link: Hoe kom ik aan een burgerservicenummer (bsn)?(Externe link), einde externe link. (Rijksoverheid.nl).
Wilt u de omgezette akte bekijken? Vraag dan een afschrift of uittreksel aan. Kijk hiervoor op de pagina Begin link: Akten, verklaringen en uittreksels, einde link. onder Akte aanvragen. En vraag de akte aan die u heeft laten omzetten.
Zijn de documenten die u opstuurt vals of vervalst? Of heeft u ze door fraude gekregen? Dan schrijft de gemeente ze niet in en stuurt ze niet terug. De gemeente doet wel aangifte bij de politie.