Privacyverklaring Haags Gemeentearchief

Het Haags Gemeentearchief beheert archieven, kranten, kaarten, tekeningen, affiches, boeken, films en foto’s van en over Den Haag, evenals boeken, archieven en documentatie over Nederlandse (klassieke) muziek. Ook beheren we de archieven en collecties van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
Om deze archieven en collecties te beheren, toegankelijk te maken en ter beschikking te stellen aan geïnteresseerden legt de gemeente persoonsgegevens vast. Dit gebeurt op basis van wettelijke plicht (Archiefwet, artikelen 3 en 32), toestemming en overeenkomst. Uiteraard houdt de gemeente zich daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Begin externe link:AVG(Externe link), eind externe link.).

De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doelen, gegroepeerd per grondslag:

Wettelijke plicht

• Het beheren van fysieke en digitale archiefbescheiden;
• Het uitvoeren van toezicht;

Toestemming

• Het afhandelen van aangevraagde archiefbescheiden op de studiezaal;
• Het tijdelijk ontheffen van openbaarheidsbeperkingen;
• Het afhandelen van informatieverzoeken;
• Het registreren van deelnemers aan cursussen, evenementen en activiteiten;
• Het meten van het gebruik van de website Begin externe link:www.haagsgemeentearchief.nl(Externe link), eind externe link.;
• Het uitlenen van boeken van de collecties NMI;

Overeenkomst

• Het opmaken van bruikleenovereenkomsten;
• Het vastleggen van gegevens en afspraken met maker/bruikleengever/schenker/overdragende partij.

Het Haags Gemeentearchief verwerkt voor bovenstaande doelen persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens dat zijn, hangt af van het verwerkingsdoel. Voor het afhandelen van informatieverzoeken heeft het Haags Gemeentearchief alleen een e-mailadres nodig, maar voor bijvoorbeeld het ontsluiten van archief zijn weer andere persoonsgegevens nodig. Hiervoor verwerkt de gemeente bijvoorbeeld de volledige namen en geboortedata, zodat er genealogisch onderzoek gedaan kan worden. Ook komen in de archieven en collecties bijzondere persoonsgegevens voor.

Hieronder staan de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt, gegroepeerd per verwerkingsgrondslag:

Wettelijke plicht

• Voornamen
• Achternaam
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie
• Financiële gegevens
• Burger Service Nummer
• Persoonsgegevens waaruit iemands ras of etnische afkomst blijkt
• Persoonsgegevens waaruit iemands politieke opvattingen blijken
• Persoonsgegevens waaruit iemands religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
• Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
• Gegevens over iemands gezondheid
• Gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Toestemming

• Initialen
• Achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres

Overeenkomst

• Initialen
• Achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Het Haags Gemeentearchief bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Voor de meeste van hierboven genoemde doelen geldt een vernietigingstermijn van 10 jaar.

Voor persoonsgegevens die nodig zijn voor de administratie van archieven of collecties die de gemeente beheert geldt dat deze bewaard worden zolang het archief of de collectie in beheer van de gemeente is. Persoonsgegevens die in archieven of collecties voorkomen worden niet vernietigd, omdat deze archieven en collecties in principe voor de eeuwigheid bij het Haags Gemeentearchief bewaard worden. Dit gebeurt op basis van onze wettelijke taak zoals vastgelegd in de Archiefwet, artikel 3.

Soms maakt de gemeente voor de verwerking van uw persoonsgegevens gebruik van (externe) dienstverleners die uitsluitend handelen in opdracht en ten behoeve van het Haags Gemeentearchief en/of de gemeente Den Haag. De archieven en collecties die de gemeente beheert zijn ontsloten in de applicatie Mais-Flexis van leverancier De Ree. Met deze dienstverlener is daarom een verwerkersovereenkomst afgesloten. Zowel het Haags Gemeentearchief als deze dienstverleners zijn verantwoordelijk voor het beveiligen van uw persoonsgegevens en hebben daartoe passende maatregelen genomen. Op deze manier zorgt de gemeente ervoor dat persoonsgegevens alleen gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op Begin link:de pagina Algemene privacyverklaring, einde link. wordt uitgelegd welke rechten u heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken.  In de archieven en collecties die het Haags Gemeentearchief beheert, komen ook persoonsgegevens voor. Voor overheidsarchieven of archieven die bewaard worden op grond van ’het algemeen belang’ en/of voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek gelden afwijkende regels als het gaat om rechten van betrokkenen die nog in leven (kunnen) zijn. Het is bijvoorbeeld niet altijd mogelijk om uw gegevens uit deze archieven te laten verwijderen of correcties daarop aan te laten brengen. Op de Begin externe link:website van het Haags Gemeentearchief(Externe link), eind externe link. kunt u wel een verzoek indienen om een eigen visie of aanvulling toe te voegen.

Het Haags Gemeentearchief heeft passende maatregelen en procedures vastgesteld om de privacy van personen in archiefstukken te waarborgen.
Archiefstukken die algemene persoonsgegevens bevatten zijn in principe gewoon te raadplegen, zolang de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet wordt geschaad. Is dat wel het geval, dan zijn deze archiefstukken in openbaarheid beperkt en zijn deze niet zomaar in te zien.
Bevatten de archiefstukken bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over etnische afkomst, religie, gezondheid, seksuele gerichtheid of strafrechtelijke gegevens, dan rust er een openbaarheidsbeperking op deze stukken. Voor het raadplegen van deze stukken gelden strikte voorschriften. Zo moet een verzoek voor inzage een heldere motivatie bevatten en moet de aanvrager:

• toestemming tonen van de persoon van wie bijzondere persoonsgegevens worden ingezien, of
• een overlijdensbewijs tonen als de persoon van wie bijzondere persoonsgegevens worden ingezien, overleden is, of
• aantonen dat de bijzondere persoonsgegevens door de persoon zelf al eerder openbaar zijn gemaakt, of
• aantonen dat de archiefbescheiden noodzakelijk zijn als juridisch bewijsstuk.

Voor het inzien van niet openbaar archief moet de aanvrager tekenen voor een aantal voorwaarden. Zo mogen er bijvoorbeeld geen foto’s of kopieën van deze stukken gemaakt worden. Meer informatie over het inzien van niet openbaar archief vindt u op de Begin externe link:website van het Haags Gemeentearchief(Externe link), eind externe link..

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• Toegang tot uw gegevens krijgt;
• Uw gegevens kan veranderen;
• Uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:

• Persoonsgegevens te versleutelen;
• De toegang tot computersystemen te controleren;
• De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
• Documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link:Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), eind externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.