Privacyverklaring Refugee Matching

De gemeente heeft uw persoonsgegevens nodig voor de opvang van Oekraïense ontheemden. De gemeente heeft uw gegevens nodig om de taak uit te kunnen voeren. Lees meer informatie op Begin externe link: Regeling opvang ontheemden Oekraïne(Externe link), einde externe link..

Om deze dienst mogelijk te maken en u opvang te kunnen bieden, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Ontheemden laten instromen naar de gemeentelijke opvang voor Oekraïense ontheemden.
• Een zo goed mogelijke kamer kunnen aanbieden in de opvanglocatie.
• Bijhouden van het aantal ontheemden dat gebruikmaakt van de gemeentelijke opvang.

• Voor- en achternaam
• Gender en geslacht
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Nationaliteit en gesproken taal
• Het bewijs dat u in Nederland mag verblijven
• Inschrijving bij een gemeente
• Of u baby’s heeft
• Gegevens over gezondheid

Uw persoonsgegevens worden maximaal 10 jaar bewaard. Bij weigering van plaatsing of het afbreken van de plaatsingsprocedure worden uw persoonsgegevens minder lang bewaard. Hieronder staan alle situaties beschreven:

Plaatsing:

Na plaatsing op een opvanglocatie binnen de gemeente Den Haag worden uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in na afloop van uw verblijf. In geval van plaatsing op een opvanglocatie in een andere gemeente binnen de regio Haaglanden gaat de bewaartermijn in vanaf de plaatsing in de andere gemeente.

Weigering:

Bij weigering tot plaatsing op een opvanglocatie worden uw persoonsgegevens gedurende 5 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van weigering.

 Beëindiging:

Bij beëindiging van de plaatsingsprocedure, bijvoorbeeld wegens gebrek aan medewerking of vrijwillig stopzetten van de procedure, worden uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van beëindiging van de procedure.

 Afgebroken:

Wanneer de intake voor de plaatsingsprocedure niet kan worden afgerond kan de plaatsingsprocedure niet van start gaan. In deze gevallen wordt de plaatsingsprocedure afgebroken en worden uw persoonsgegevens gedurende 6 weken bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van afbreking.

Het is soms nodig dat uw gegevens worden gedeeld met andere partijen. Dit kan een partij zijn die voor de gemeente persoonsgegevens verwerkt, zoals een andere gemeente in de regio Haaglanden wanneer u verhuist naar een andere gemeentelijke opvang voor Oekraïense ontheemden.  Met partijen die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken, wordt een overeenkomst ter bescherming van uw gegevens gesloten. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt.

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op de Begin link: pagin Verklaring inzake gegevensberscherming, einde link. staat welke rechten u precies heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken. 

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• Toegang krijgt tot uw gegevens krijgt;
• Uw gegevens kan veranderen;
• Uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente bijvoorbeeld door:

• Persoonsgegevens te versleutelen
• De toegang tot gegevens te controleren;
• Door een dubbele verificatie toe te passen bij toegang tot gegevens;
• De toegang tot gegevens alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
• Documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Begin externe link: Baseline Informatiebeveiliging Overheid(Externe link), einde externe link. (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.